Aviso de privacidad

HL SOFTWARE, S.A. DE C.V., con domicilio en Córdoba #2562, Col. Providencia 3ra. sección, C.P. 44630, Guadalajara, Jalisco, México (en adelante, «el Responsable», «CuadreFiscal» o «nosotros»), es responsable del tratamiento de tus datos personales conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares publicada en el Diario Oficial de la Federación el 20 de marzo de 2025 (en adelante, «la Ley») y demás normativa aplicable.

Este aviso te explica qué datos personales tratamos, para qué los usamos, con quién los compartimos y cómo puedes controlarlos. Está redactado para leerse, no para disuadir.

1. Cómo obtenemos tus datos

• Cuando los proporcionas directamente: en el formulario de este sitio, por correo, por teléfono o por WhatsApp.
• Cuando contratas una licencia y nos das tus datos de facturación.
• Cuando nos escribes a soporte.
• De fuentes de acceso público permitidas por la ley, como directorios comerciales, cuando necesitamos verificar datos fiscales para emitir un comprobante.

2. Qué datos personales tratamos

Si nos contactas desde el sitio

• Nombre.
• Correo electrónico.
• Número de teléfono o WhatsApp, cuando decides proporcionarlo.
• El número aproximado de RFCs que administras, para orientar nuestra respuesta.

Si contratas una licencia

• Datos de identificación y contacto de la persona o empresa titular de la licencia.
• Datos de facturación que tú nos proporciones para emitir el comprobante fiscal correspondiente.
• Datos de la cuenta con la que accedes al servicio y del plan contratado.

Si nos escribes a soporte

• Los datos de contacto y la información que decidas incluir en tu mensaje para que podamos ayudarte.

No tratamos datos personales sensibles. No te pedimos, ni necesitamos, datos que revelen origen racial o étnico, estado de salud, información genética, creencias religiosas, filosóficas o morales, opiniones políticas ni preferencia sexual. Si nos los envías por iniciativa propia en un mensaje de soporte, los eliminaremos en cuanto los detectemos.

3. Qué no recibimos

Esta sección importa tanto como la anterior, porque acota lo que hacemos con lo más delicado que pasa por la aplicación.

• Tu e.firma. Los archivos .cer y .key se cifran con AES-256-CBC y nunca existen en texto claro. Se utilizan con una sola finalidad: autenticar ante el SAT la descarga de tus propios comprobantes. El Responsable no accede a tu e.firma ni la utiliza para ningún otro fin.
• Tus comprobantes fiscales. Los CFDI en formato XML y la base de datos que los organiza se almacenan en tu propio equipo, en una base aislada por cada RFC. El Responsable no accede a ellos, no los recibe y no los conserva.

La aplicación, por sí o a través de los proveedores de infraestructura que intervienen en la prestación del servicio, realiza la sincronización con el SAT, la validación contra la Lista 69B, el respaldo cifrado de tu histórico y la generación de los reportes con inteligencia artificial que solicites. Esos tratamientos son necesarios para que el servicio funcione y se realizan con las medidas de seguridad descritas más abajo.

4. Los datos de tus clientes

Si eres contador o despacho, los comprobantes que descargas contienen datos personales de terceros: RFC y nombre de personas físicas, y en los recibos de nómina, datos laborales de trabajadores.

Frente a esos titulares, el responsable del tratamiento eres tú, no CuadreFiscal. Eres quien decide sobre esos datos, quien tiene la relación con ellos y quien debe contar con el aviso de privacidad y el consentimiento que correspondan. La aplicación es la herramienta con la que ejerces ese tratamiento, igual que una hoja de cálculo o tu sistema contable.

Al usar CuadreFiscal manifiestas que cuentas con las facultades necesarias para tratar la información fiscal de tus clientes y que cumples con las obligaciones que la Ley te impone respecto de ellos.

5. Para qué usamos tus datos

Finalidades que no requieren tu consentimiento

Son necesarias para la relación jurídica que tienes o buscas tener con nosotros, en términos del artículo 9, fracción IV de la Ley:

• Responder tu solicitud de información y darte seguimiento.
• Crear, gestionar y renovar tu licencia, y darte acceso a la aplicación.
• Emitir los comprobantes fiscales de tu compra y cumplir nuestras obligaciones contables y fiscales.
• Brindarte soporte técnico y comunicarte incidencias, cambios o actualizaciones del servicio.
• Atender requerimientos de autoridad competente y defender nuestros derechos.

Finalidades que sí requieren tu consentimiento

Puedes negarlas ahora o después, y negarlas no afecta tu licencia ni el soporte que recibes:

• Enviarte novedades del producto, guías fiscales y contenido informativo.
• Invitarte a encuestas para mejorar el servicio.

Si en algún momento queremos usar tus datos para una finalidad distinta de las anteriores, te lo comunicaremos y pediremos tu consentimiento antes de hacerlo.

6. Cómo limitar el uso o divulgación de tus datos

Además de los derechos ARCO de la sección siguiente, puedes en cualquier momento:

• Negar las finalidades que requieren consentimiento. Escríbenos a proteccion.datos@hlconsultores.mx con el asunto «FINALIDADES ADICIONALES». Tu negativa no es motivo para negarte ningún producto o servicio que hayas solicitado.
• Pedir tu inscripción en nuestro listado de exclusión. Escríbenos con el asunto «LISTADO DE EXCLUSIÓN» y dejamos de usar tus datos con fines mercadotécnicos, publicitarios o de prospección comercial. Se aplica sin costo.
• Usar el enlace para dejar de recibir mensajes que incluimos al pie de cada correo informativo que enviamos.
• Inscribir tu número en el Registro Público para Evitar Publicidad de la Procuraduría Federal del Consumidor, si no quieres recibir publicidad telefónica de ninguna empresa.

7. Tus derechos ARCO

Tienes derecho a:

• Acceso: saber qué datos tuyos tenemos y cómo los usamos.
• Rectificación: corregirlos si son inexactos o están incompletos.
• Cancelación: pedir que los eliminemos cuando ya no sean necesarios.
• Oposición: oponerte a que los usemos para una finalidad concreta.

Cómo ejercerlos

Envía tu solicitud por correo a proteccion.datos@hlconsultores.mx, con el asunto «EJERCICIO DE LOS DERECHOS ARCO» , dirigida a Hazel Margarita Viera Ortiz, persona designada para atender estas solicitudes . Para poder atenderla necesitamos que incluyas:

1. Tu nombre, domicilio y un medio alterno para comunicarte la respuesta.
2. Un documento que acredite tu identidad, o la representación legal si actúas por cuenta de otra persona (copia de identificación oficial; no la conservamos más allá de lo necesario para verificarla).
3. La descripción clara de los datos sobre los que buscas ejercer el derecho y qué derecho ejerces.
4. Cualquier elemento que nos ayude a localizar los datos. Si pides una rectificación, indícanos la corrección y acompaña el documento que la sustente.

Si la documentación presenta tachaduras, alteraciones o dudas razonables sobre su autenticidad, o si no logramos acreditar que eres el titular o su representante legal, podremos solicitarte documentación adicional, en original o en copia certificada, antes de dar trámite a la solicitud. Si faltara algún requisito, te lo haremos saber para que puedas subsanarlo.

Plazos

Te comunicaremos nuestra determinación en un plazo máximo de veinte días contados desde que recibimos tu solicitud. Si procede, la haremos efectiva dentro de los quince días siguientes a esa comunicación. Ambos plazos pueden ampliarse una sola vez por un periodo igual cuando las circunstancias del caso lo justifiquen, y en ese supuesto te explicaremos por qué.

El ejercicio de tus derechos ARCO es gratuito. Solo podríamos cobrarte los gastos justificados de envío o el costo de reproducción en copias u otros formatos, conforme a la Ley.

8. Revocación de tu consentimiento

Puedes revocar en cualquier momento el consentimiento que nos hayas dado, escribiendo a proteccion.datos@hlconsultores.mx con el asunto «REVOCACIÓN DEL CONSENTIMIENTO», por el mismo procedimiento de la sección anterior. Ten en cuenta que la revocación no puede tener efectos retroactivos y que, en algunos casos, no podremos atenderla de inmediato porque una obligación legal nos exige conservar ciertos datos: por ejemplo, los comprobantes fiscales de una compra deben conservarse por el plazo que marca la legislación fiscal.

9. Transferencias, encargados y proveedores

Para prestarte el servicio nos apoyamos en proveedores que tratan datos personales por cuenta nuestra y siguiendo nuestras instrucciones. Son encargados, no destinatarios independientes: no pueden usar tus datos para fines propios.

• Proveedores de infraestructura, alojamiento y distribución del software.
• Proveedores de correo electrónico y mensajería con los que te contactamos.
• Hoy el formulario de este sitio está desactivado y el único canal de contacto es el correo electrónico y el teléfono, sin que intervenga ningún proveedor de formularios. Si activamos uno, lo indicaremos aquí antes de hacerlo.
• Este sitio no utiliza herramientas de analítica ni cookies de seguimiento. Si eso cambia, se indicará en este aviso antes de implementarlo.

Algunos de estos proveedores pueden encontrarse fuera de México. En esos casos exigimos que ofrezcan un nivel de protección equivalente al de la Ley y que traten los datos únicamente conforme a nuestras instrucciones.

No vendemos, alquilamos ni comercializamos tus datos personales, ni los compartimos con terceros para fines distintos de los descritos en este aviso. Solo los revelaríamos a una autoridad cuando exista un requerimiento fundado y motivado.

10. Medidas de seguridad

Mantenemos medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas para proteger tus datos personales contra daño, pérdida, alteración, destrucción o uso, acceso o tratamiento no autorizado, en términos del artículo 18 de la Ley. Entre ellas: cifrado de las credenciales, comunicaciones cifradas mediante TLS/HTTPS, acceso limitado al personal que lo necesita para su función, y autenticación sin contraseñas almacenadas en texto claro.

Ninguna medida de seguridad es infalible. Trabajamos para mantenerlas actualizadas conforme al riesgo, a la sensibilidad de los datos y al desarrollo tecnológico.

11. Vulneraciones de seguridad

Si ocurriera una vulneración de seguridad que afecte de forma significativa tus derechos patrimoniales o morales, te lo informaremos de forma inmediata para que puedas tomar las medidas que correspondan a la defensa de tus derechos, conforme al artículo 19 de la Ley.

12. Confidencialidad

Todas las personas que intervienen en cualquier fase del tratamiento de tus datos personales están obligadas a guardar confidencialidad respecto de ellos. Esa obligación subsiste aun después de que termine su relación con nosotros.

13. Conservación de tus datos

• Datos de contacto de una solicitud de información: hasta 24 meses desde el último contacto, o antes si nos pides eliminarlos.
• Datos de cliente y de facturación: durante la vigencia de la licencia y después por el plazo que exige la legislación fiscal y mercantil para la conservación de comprobantes y registros.
• Comunicaciones de soporte: hasta 24 meses desde el cierre del caso, para dar continuidad si el problema se repite.

Cuando los datos dejan de ser necesarios para las finalidades que motivaron su tratamiento, se suprimen previo bloqueo, conforme al artículo 10 de la Ley.

14. Menores de edad

CuadreFiscal es una herramienta profesional dirigida a personas mayores de edad con actividad empresarial o profesional. No dirigimos el servicio a menores ni recabamos sus datos de forma consciente. Si detectamos que hemos recibido datos de un menor sin el consentimiento de quien ejerce la patria potestad o tutela, los eliminaremos.

15. Cookies y tecnologías de rastreo

Este sitio no utiliza cookies, web beacons ni tecnologías similares de rastreo. No almacenamos identificadores en tu navegador ni elaboramos perfiles de navegación. Si esto cambia, lo indicaremos en este aviso y te explicaremos cómo deshabilitarlas antes de implementarlo.

16. Cambios a este aviso

Podemos modificar este aviso para reflejar cambios en el servicio, en nuestras prácticas o en la legislación aplicable. Cualquier modificación se publicará en esta misma página, con la fecha de última actualización visible al inicio del documento. Cuando el cambio sea sustancial y afecte las finalidades del tratamiento, te lo comunicaremos además por correo electrónico a la dirección que tengamos registrada, antes de que entre en vigor.

Te recomendamos revisar esta página periódicamente.

17. Autoridad

Si consideras que tu derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado, puedes acudir ante la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, que es la autoridad competente en la materia conforme a la Ley vigente. Antes de eso, te agradeceríamos la oportunidad de resolverlo: escríbenos a proteccion.datos@hlconsultores.mx y lo atendemos.

18. Contacto

Para cualquier duda sobre este aviso o sobre el tratamiento de tus datos personales, escríbenos a proteccion.datos@hlconsultores.mx.